Hướng dẫn các bước hủy hóa đơn tự in

1. Các trường hợp hủy Hoá đơn

Theo quy định tại Điều 29 Thông tư 39/2014/TT-BTCkiemtoancalico.com ngày 31/3/2014 của Bộ tài chính quy định về thủ tục hủy hóa đơn GTGT nêu rõ các trường hợp hủy hóa đơn là:

• Hóa đơn đặt in bị in sai, in trùng, in thừa phải được hủy trước khi thanh lý hợp đồng đặt in hóa đơn.
• Tổ chức, hộ, cá nhân có hóa đơn không tiếp tục sử dụng phải thực hiện hủy hóa đơn. Thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là ba mươi (30) ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế.

Trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng (trừ trường hợp thông báo do thực hiện biện pháp cưỡng chế nợ thuế), tổ chức, hộ, cá nhân phải hủy hóa đơn, thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là mười (10) ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hóa đơn đã mất.

• Các loại hóa đơn đã lập của các đơn vị kế toán được hủy theo quy định của pháp luật về kế toán.
• Các loại hóa đơn chưa lập nhưng là vật chứng của các vụ án thì không hủy mà được xử lý theo quy định của pháp luật.

2. Hướng dẫn hủy hóa đơn tự in đã thông báo phát hành nhưng không tiếp tục sử dụng nữa

Khi doanh nghiệp muốn hủy số hóa đơn mà không tiếp tục sử dụng nữa thì phải tiến hành thủ tục hủy hóa đơn theo một trình tự như sau:

Bước 1: Thành lập Hội đồng hủy hóa đơn

Doanh nghiệp cần hủy hóa đơn phải có Quyết định của chủ doanh nghiệp về việc thành lập Hội đồng hủy hóa đơn. Hội đồng hủy hóa đơn phải có đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán của tổ chức. Các thành viên của Hội đồng hủy hóa đơn chịu trách nhiệm trước pháp luật và tiến hành các việc sau:

• Lập Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy
• Tiến hành hủy hóa đơn và Lập biên bản hủy hóa đơn
• Thông báo kết quả hủy hóa đơn

Bước 2: Lập Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy

Theo quy định tại Điểm d, Khoản 3, Điều 29 Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định về nội dung của Biên bản kiểm kê hóa đơn cần hủy như sau:

“Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy ghi chi tiết: tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số… đến số… hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục)”

Trước khi hủy hóa đơn, Hội đồng kiểm kê phải tiến hành kiểm kê số hóa đơn cần hủy, với các chỉ tiêu như quy định trên. Hội đồng kiểm kê phải Lập bảng kiểm kê và ký xác nhận.

Bước 3 : Tiến hành lập Biên bản hủy hóa đơn

Khi hủy hóa đơn, Hội đồng phải lập biên bản hủy hóa đơn. Biên bản ghi rõ thông tin cần thiết của hóa đơn hủy như:

• Loại hóa đơn, Mẫu hóa đơn, Ký hiệu hóa đơn, từ quyển … đến quyển …, Từ số … đến số …
• Hình thức hủy hóa đơn
• Cắt góc
• Xé nhỏ
• Đốt
• Biên bản được lập sau khi hóa đơn đã hủy và có chữ ký của những người trong Hội đồng hủy hóa đơn

Bước 4: Thông báo kết quả hủy hóa đơn

Sau khi hủy hóa đơn xong phải tiến hành lập thông báo hủy hóa đơn. Tại điều 29 khoản 3 điểm d quy định về Thông báo hủy hóa đơn như sau:

“Thông báo kết quả hủy hóa đơn phải có nội dung: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp hủy (mẫu số 3.11 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này).

Hồ sơ hủy hóa đơn được lưu tại tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn. Riêng Thông báo kết quả hủy hóa đơn được lập thành hai (02) bản, một bản lưu, một bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá năm (05) ngày kể từ ngày thực hiện hủy hóa đơn.”

*Hồ sơ hủy hoá đơn gồm:

• Quyết định thành lập Hội đồng hủy hóa đơn, trừ trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh;
• Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy ghi chi tiết: tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số… đến số… hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục);
• Biên bản hủy hóa đơn;
• Thông báo kết quả hủy hóa đơn phải có nội dung: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp hủy (mẫu số 3.11 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này).

Hồ sơ hủy hóa đơn được lưu tại tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn. Riêng Thông báo kết quả hủy hóa đơn được lập thành hai (02) bản, một bản lưu, một bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá năm (05) ngày kể từ ngày thực hiện hủy hóa đơn.

Như vậy, để sử dụng hóa đơn điện tử, Doanh nghiệp có thể:

• Dùng song song 2 hình thức hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử: Đến ngày 31/10/2020, DN, tổ chức được sử dụng song song hóa đơn đặt in và HĐĐT và được sử dụng đến khi chuyển sang HĐĐT theo quy định tại Nghị định số 119/2018/NĐ-CP.
• Hủy hóa đơn giấy để dùng hóa đơn điện tử